schaffe arbeitsroutinen ab und lege dir neue zu

Ich habe vor ein paar Wochen ein Interview für HAPPY WORKS gegeben. Ein Unternehmen der Gastautorin Lisa welches sich auf mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz konzentriert und dazu Schulungen und Beratungen anbietet. Original

Florian schlägt seinen Arbeitsplatz seit fast zwei Jahren immer dort auf, wo er gerade unterwegs ist: in seinem Camper in Südfrankreich, am Strand in Marokko, in Cafés auf Sansibar oder seiner Wohnung in den Schweizer Bergen. Wie er es schafft, mit so viel Freiraum umzugehen und dabei trotzdem seine Arbeit zu erledigen, verrät er uns heute.

Lisa: Vor welchen Herausforderungen stehen die meisten von uns heute, wenn sie selbständig oder örtlich ungebunden arbeiten wollen?

Florian: Das Schwierige beim selbständig arbeiten ist, dass mir die Strukturen fehlen, die mir sagen, was ich zu tun habe. Eigentlich wünsche ich mir, dass die einschränkenden Routinen des Büroalltags wegfallen. Dann setze ich mich, ins Café, zu Hause an den Schreibtisch oder in den Wohnwagen, klappe den Computer auf und weiß nicht, wo ich anfangen soll. Denn wenn mir niemand sagt, dass ich Dokument xy in 30 Min. abgeben muss oder gleich ein dringendes Meeting ansteht, dann kann ich auch erstmal die Onlineversion der Süddeutschen auswendig lernen oder das Internet ausdrucken.

Lisa: Und was kann ich tun, um nicht das Internet auszudrucken, sondern etwas Produktives und Sinnvolles mit meiner Zeit anzufangen?

Florian: Du brauchst eine vernünftige Eigenstruktur. Da gibt es für jeden einen anderen Rhythmus und eine andere Reihenfolge.
Selbstorganisation beginnt mit einer hypothetischen Frage:
Wenn die ganze Welt in Ordnung wäre und ich mir meinen kompletten Arbeitstag alleine strukturieren könnte, wie sähe das dann aus? Willst Du das Gleiche machen, wie in Deinem regulären Job, nur von zu Hause? Oder geht es Dir darum, dass Du mehr Zeit für Projekte hast. Wenn ja, was sind das für Projekte? Welche, wo Du etwas schreibst, etwas konzipierst oder bei denen Du andere Sachen zusammen trägst, Dich mit anderen Leuten unterhältst…? Das schreibst Du Dir auf. Und dann notier Dir die Dinge, die Du abarbeiten musst, um das Ganze am Laufen zu halten. Und jetzt schaust Du, wie Du das Ganze strukturierst.
Folgende Tipps können Dir dabei helfen:
Mails nur einmal am Tag lesen & beantworten
Eine Mail muss nicht sofort beantwortet werden. Das hat sich in den letzten 5 Jahren so etabliert, dass viele Menschen ins Büro gehen und den ganzen Tag nur auf einkommende Emails zu reagieren. Mein Tipp ist, Mails entweder jeden Morgen als erstes oder noch besser jeden Tag als letztes zu erledigen. Weil oft stehen da Sachen drin, die ganz interessant sind und auf einmal sind Dinge, die Du eigentlich machen wolltest nicht mehr so wichtig. Deswegen beginne mit den Sachen, die Du Dir strategisch für den Tag vorgenommen hast. Wo Du 4 Stunden Zeit investieren möchtest. Wenn das fertig ist kommen die zwei, drei anderen Sachen und die letzten 1-2 Stunden beantwortest Du Mails. Und Du arbeitest sie ab – alle. Abarbeiten bedeutet nicht, dass Du alles, was darin von Dir gefordert wird, sofort machst, sondern Du guckst sie dir an und sagst: ja, nein, weiterleiten. Die To Do‘s trägst Du Dir sofort für die nächsten Tage in Deinen Kalender ein und informierst ggf. kurz den Absender. Dann wissen die anderen, dass Du das auf dem Schirm hast. Damit beendest Du Deinen Arbeitstag – To Do’s in den Kalender eintragen.
Ein gut geführter Kalender
Dafür ist ein online verfügbarer Kalender wichtig, in dem Du Dir die ganze Woche strukturierst. Ich schreibe mir da auch die freien Zeiten rein z.B. Zeit für Eventualitäten oder Zeit für mich, denn auf diese Weise kommt mir weniger dazwischen.
Eine To Do Liste für das gesamte Leben
Neben dem Kalender hilft eine To Do Liste beim Strukturieren der Arbeit. Hier macht es Sinn, eine einzige Liste zu führen. Da ist alles aufgeschrieben. Egal, ob das privat oder Business ist. Denn Du hast ja nur ein Leben und bist immer die gleiche Person. Du sitzt vielleicht gerade an Deinem Jobprojekt aber abends kommen Freunde zum Essen vorbei und Du musst noch einkaufen. Das hast Du logischerweise alles in Deinem einen Kopf. Deswegen empfehle ich eine Liste, die Du dann priorisierst.
Dafür benutze ich z.B. das Churchill System und teil alle meine To Do‘s auf in:
Wichtig und dringend
Wichtig und nicht dringend
Dringend und nicht wichtig
Nicht wichtig und nicht dringend
Uns dann gehst Du Deine Aufgaben in der Liste durch: Was habe ich alles mit 1er, möglichst keine und was sind die 2er…und die Sachen schreibe Dir dann für die nächsten Tage in den Kalender. Und eine 4 wird eigentlich nie bearbeitet. Sie steht nur als Erinnerung auf der Liste und tendiert dazu, irgendwann so unwichtig zu werden, dass sie eigentlich von der Liste verschwindet.
Was ich interessant finde: Etwas, das dringend ist aber nicht wichtig, ist in meiner Priorisierung weiter unten als etwas, das wichtig ist und nicht dringend. Viele Leute tendieren dazu, Sachen zu machen, die dringend sind. Aber oft ist es gar nicht wichtig. Wenn diese Sachen gemacht werden, dann jetzt. Aber was passiert denn, wenn ich es einfach gar nicht mache? Wenn das auch nicht so schlimm ist, dann mach lieber etwas, was wichtig ist. Bevor es wichtig und dringend wird, denn dann verursacht es Stress.
Es ist sehr schwierig, das alles so durchzuhalten. Denn die meisten Menschen funktionieren nicht nach dem Prinzip: Oh, was mach ich denn heute? Ich schaue mal in die To Do Liste…Sondern sie wissen, sie haben eine Liste und schauen da sehr selten rein.

Lisa: Hier kommt dann wohl die Routine ins Spiel?

Florian: Ja, genau.
Bestimme Deine Zeiteinteilung selber und halte Dich daran
Das erreichst Du, indem Du Dir Routinen antrainierst und zu bestimmten Uhrzeiten denselben Ablauf hast. Finde selber raus, was das Beste für Dich ist. Eine Möglichkeit wäre: egal, was am Tag davor gewesen ist. Ich stehe jeden Morgen um 8.00 Uhr auf, setze mich 20 Minuten an meinen Computer und schaue in meinen Kalender und meine To Do Liste: Was steht wann an? Und welche Sachen sind mir noch eingefallen, die gemacht werden müssen? Das ist der erste wichtige Punkt: Dir morgens vergegenwärtigen, was Du Dir vorgenommen hast.

Lisa: Das finde ich interessant. Du willst aus einer Routine ausbrechen im Büro, um Dir dann eine eigene, neue Routine zu schaffen?

Florian: Immer wieder aktiv eine Entscheidung zu treffen erfordert Kraft und Zeit. Routinen helfen, Energie zu sparen. Und das Tolle ist: wenn Du Dir die Routinen selber aufbaust kannst Du schauen, wieviel Routine macht Dir die Arbeit noch leichter und ab welchem Punkt fängt es wieder an, Dich einzuzwängen.
Wichtig ist, dass Du Dir Deine eigenen Routinen schaffst und nicht die von der Gesellschaft oder Deinem Arbeitgeber einfach übernimmst.
Und das Abarbeiten schaffst Du, indem Du Ablenkungen abschaltest. Mails aus. Vor allem Handymailfunktion. Schalt Dir für die Arbeitszeit den Flugmodus ein. Es kann auch helfen, offline zu arbeiten. „Hach, ich wollte doch noch gucken, wie…“ der Gedanke kommt Dir und Du schreibst es in deine To Do-Liste. Und arbeitest weiter. Dann ist Dein Kopf wieder frei und Du kannst ohne Ablenkung an dem arbeiten, was Du Dir vorgenommen hast.

Florian bietet in regelmäßigen Abständen sein Webinar „Büroloses Büro“ an, in dem er darüber spricht, welche technischen Gadgets dabei helfen, selbständig und ortsunabhängig zu arbeiten.

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